In der SQL-Datenbank von scanview verwaltet das Unternehmen in ihrem Berliner Werk \u201eSch\u00f6neweide\u201c f\u00fcr die aktiven S-Bahn Fahrzeuge bereits insgesamt mehr als 140.000 technische Dokumente, darunter gro\u00dfformatige Zeichnungen von S-Bahn-Triebz\u00fcgen, Sonderfahrzeugen und Produktbeschreibungen. Lediglich die 25.000 technischen Dokumente f\u00fcr die alten, auslaufenden S-Bahn Baureihen wurden im Zuge der DMS-Einf\u00fchrung 1999 zun\u00e4chst nicht digitalisiert, sondern in Transparentform separat archiviert. \u201eDa diese alten, aus dem Vorkriegszeitalter stammenden S-Bahn Baureihen jedoch heute noch vereinzelt als Museumsfahrzeuge oder Umbauten zu Sonderfahrzeugen zum Einsatz kommen und wir dringend unseren bisherigen Archivraum f\u00fcr andere Zwecke ben\u00f6tigten, haben wir uns 2013 schlie\u00dflich dazu entschlossen, auch diese Dokumentationen mit Hilfe eines spezialisierten Scan-Dienstleisters zu digitalisieren\u201c, erl\u00e4utert Joachim Wegner, IT-Projektleiter und DB Systemtechnik Ingenieur f\u00fcr die S-Bahn Berlin, die Ausgangssituation.<\/p>\n
Allgeier \u00fcberzeugte mit Preis und L\u00f6sungskompetenz<\/b><\/p>\n
Im Zuge des Auswahlverfahrens wurden zun\u00e4chst die wesentlichen Projektanforderungen in einem Anforderungskatalog niedergeschrieben. Im n\u00e4chsten Schritt forderte das Unternehmen dann schlie\u00dflich von drei spezialisierten Scandienstleistern, die \u00fcber Referenzen bei der Deutschen Bahn und entsprechende Erfahrungen mit Dokumentenmanagement verf\u00fcgten, Angebote an.\u00a0 \u201eUnterm Strich konnte uns das Angebot von der Allgeier IT Solutions \u00fcberzeugen, da sie nicht nur preislich am attraktivsten waren, sondern als Hersteller von scanview auch \u00fcber die gr\u00f6\u00dfte L\u00f6sungskompetenz f\u00fcr unser bestehendes Dokumentenmanagementsystem verf\u00fcgten. Aber auch die positiven Erfahrungen mit der Allgeier IT Solutions aus den nunmehr \u00fcber 15 Jahren der Zusammenarbeit und die daraus resultierende gute Vertrauensbasis haben zu der Entscheidung beigetragen\u201c, begr\u00fcndet Joachim Wegner die im ersten Quartal 2013 getroffene Entscheidung.<\/p>\n
Herausforderung: Einheitlich hohe Scan-Qualit\u00e4t bei teils stark vergilbten Dokumenten<\/b><\/p>\n
Zu Projektbeginn wurden dann zun\u00e4chst die sechs ca. 200x150x150cm gro\u00dfen Archivschr\u00e4nke samt der gut 25.000 Zeichnungen im Berliner S-Bahn Werk Sch\u00f6neweide per Lift aus dem 5. Stock auf den Allgeier LKW geladen und in die ScanFactory\u00a0 nach Bremen \u00fcberf\u00fchrt. Das Scannen der Dokumente im Format DIN A4 bis DIN A0 sei dabei nicht die eigentliche Herausforderung gewesen, dies h\u00e4tte jeder Dienstleister ohne Weiteres umsetzen k\u00f6nnen. \u201eDie wesentliche Schwierigkeit lag insbesondere darin, die Dokumente f\u00fcr die Archivierung aufw\u00e4ndig nachzubearbeiten sowie eine zuverl\u00e4ssige Verschlagwortung f\u00fcr die effektive Suche im digitalen Archiv zu gew\u00e4hrleisten\u201c, betont Joachim Wegner. \u201eDazu mussten die digitalisierten Dokumente alle einzeln analysiert werden, um dann die S-Bahn-spezifische Indexierung u.a. von Zeichnungsnummer, Benennung, \u00c4nderungsstand oder Dokumentenattribute (Freigabestati etc.) mittels elektronischer Karteikarten vorzunehmen.\u201c<\/p>\n
Da die Dokumente aufgrund ihres Alters teilweise stark vergilbt waren, erforderte es im Digitalisierungsprozess der ScanFactory besondere Scan-Verfahren, um eine einheitlich hohe Scan-Qualit\u00e4t sicherzustellen. Im Zuge der Scanvorg\u00e4nge wurden die Dokumente zugleich in puncto Helligkeit und Leserlichkeit aufbereitet, gerade ger\u00fcckt und DIN-Norm-konform zugeschnitten, damit die Gro\u00dfformat-Drucker bzw. Plotter der Konstruktionsabteilung die Dokumente 1:1 ausgeben k\u00f6nnen. Im Rahmen des Dienstleister-eigenen Qualit\u00e4tsmanagements wurde zudem jede Zeichnung mit einem Barcode versehen, um die Integrit\u00e4t und korrekte Reihenfolge der Dokumente zu gew\u00e4hrleisten und Dubletten zu vermeiden. Im Anschluss wurden die indexierten und digitalisierten Konstruktionszeichnungen dann in das digitale scanview-Archiv \u00fcberf\u00fchrt.<\/p>\n
Raumgewinn, Zeitersparnis und Arbeitserleichterung<\/b><\/p>\n
Mit dem Digitalisierungsprozess beschr\u00e4nkt sich die Arbeit der Ingenieure heute ganz auf die wesentlichen Mess-, Pr\u00fcf-, Wartungs- und Konstruktionsprozesse. \u201eBisweilen war es auch ein kleines Kunstst\u00fcck, ein altes, DIN A0 gro\u00dfes Dokument z\u00fcgig und unversehrt aus dem Archiv in die Konstruktionsabteilung und wieder Retour sorgf\u00e4ltig im Archiv einzulagern. W\u00e4hrend der Such- und Informationsbeschaffungs-Prozess der ben\u00f6tigten Zeichnungen fr\u00fcher bis zu einer Stunde in Anspruch nahm, k\u00f6nnen wir heute die ben\u00f6tigten Dokumente \u00fcber eine standardisierte Indexsuche per Knopfdruck aus dem Archivsystem abrufen und direkt \u00fcber den Plotter ausgeben\u201c, zeigt sich Joachim Wegner zufrieden. \u201eAufgrund der guten Digitalisierungsergebnisse haben wir uns dann auch nicht gescheut, die originalen technischen Zeichnungen der alten Baureihen schlie\u00dflich allesamt einem Museumsverein zur Verf\u00fcgung zu stellen.\u201c<\/p>\n
In einem weiteren Projekt soll das scanview ECM- und Archivsystem bei der Berliner S-Bahn GmbH auf die neueste Version migriert werden. Die unternehmensindividuellen Anpassungen und Zusatz-Scripte u.a. im Bereich der Export-Funktionen, Anzeigeansicht und der Ablageorganisation bleiben mit dem geplanten Release-Wechsel dabei vollst\u00e4ndig erhalten. \u201eWenn dann in den n\u00e4chsten Jahren wieder eine neue S-Bahn Baureihe auf den Markt kommt, sind wir froh, mit der Allgeier ScanFactory auf einen zuverl\u00e4ssigen und professionellen Scandienstleister zur\u00fcckgreifen zu k\u00f6nnen\u201c, so Joachim Wegner.<\/p>\n
\n\u00dcber die S-Bahn Berlin GmbH<\/b><\/p>\n
Die 1995 gegr\u00fcndete S-Bahn Berlin GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der DB Regio AG und mit ihren \u00fcber 3.000 Mitarbeitern ein wichtiger Teil der DB Mobility Logistics AG, in der die Mobilit\u00e4ts- und Logistikaktivit\u00e4ten der Deutschen Bahn AG zusammengefasst sind. Die Konstruktionsabteilung der Berliner S-Bahn, die vor wenigen Jahren aus der S-Bahn Berlin GmbH zur Zentrale der DB Regio und sp\u00e4ter in die DB Systemtechnik GmbH \u00fcbergeleitet wurde, sorgt als kompetenter Partner f\u00fcr die technische Betreuung der S-Bahn-Fahrzeuge im regionalen Schienenpersonennahverkehr (SPNV). Die S-Bahn Berlin GmbH bef\u00f6rdert werkt\u00e4glich bis zu 1,3 Millionen Fahrg\u00e4ste und bef\u00e4hrt mit 166 Bahnh\u00f6fen und 15 S-Bahn Linien ein 330 Kilometer langes Streckennetz, das den Citybereich mit dem Berliner Umland verbindet.\u00a0 Eine hohe Taktdichte der Z\u00fcge, ein fl\u00e4chendeckendes Netz von Kundenzentren und Fahrkartenausgaben sowie auskunftsbereite Mitarbeiter auf den Bahnsteigen zentraler S-Bahnh\u00f6fe geh\u00f6ren zum vielseitigen Service des Unternehmens.<\/b><\/p>\n
\u00dcber Allgeier IT Solutions:<\/b><\/p>\n
Die Allgeier IT Solutions GmbH mit Sitz in Bremen wurde 1977 als Allgeier Computer GmbH gegr\u00fcndet. Das Unternehmen ist Teil der b\u00f6rsennotierten Allgeier SE und hat sich auf die Entwicklung, Vermarktung und Umsetzung ganzheitlicher L\u00f6sungen und Services in den Bereichen Cloud Solutions, Enterprise Content Management, Business Solutions, Compliance & Security und Business Services spezialisiert. Das umfassende Leistungsspektrum von vollst\u00e4ndig integrierten IT Solutions und IT Services aus einer Hand macht Allgeier mit neun deutschlandweiten Standorten und einer Dependance in Wien, \u00d6sterreich, zu einem kompetenten und zuverl\u00e4ssigen IT Partner f\u00fcr mittelst\u00e4ndische und gro\u00dfe Unternehmen. Das fl\u00e4chendeckende Vertriebs- und Servicenetz wird erg\u00e4nzt durch ein europaweites Partnernetzwerk. Die Allgeier SE erwirtschaftete 2013 einen Umsatz von 478 Mio. EUR. Im Rahmen der allj\u00e4hrlichen Kundenumfrage von COMPUTERWOCHE und ChannelPartner wurde Allgeier zum \u201eBesten Systemhaus 2013\u201c gew\u00e4hlt.<\/p>\n
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